Planilha de controle de frete: o que ela precisa ter para fechar a conta
As abas, as colunas e as fórmulas de uma planilha de controle de frete que mostra quanto sobrou de cada viagem, e os pontos onde a planilha costuma falhar.
A planilha é o primeiro passo de quase todo mundo que sai do caderno. Ela funciona bem quando tem a estrutura certa e alguém lança tudo em dia. Quando falta uma dessas duas coisas, ela mostra um número que não bate com o banco.
Este artigo mostra como montar uma planilha de controle de frete que responde à pergunta mais importante: quanto sobrou de cada frete e do mês.
A ideia central: todo gasto pertence a um frete
O erro mais comum é ter uma aba de fretes e uma aba de gastos que não conversam. Assim você sabe quanto faturou e quanto gastou no mês, mas não sabe qual frete deu dinheiro e qual só rodou.
A regra que resolve isso: todo gasto de viagem tem uma coluna dizendo de qual frete ele é. Com isso, a planilha consegue somar os gastos de cada frete e calcular a sobra de cada viagem.
As abas
1. Fretes
Uma linha por frete.
| Coluna | Exemplo |
|---|---|
| Nº do frete | 17 |
| Data de saída | 24/09/2026 |
| Placa | BCY9F20 |
| Motorista | Leandro |
| Origem | Rio Verde/GO |
| Destino | Orlândia/SP |
| Km da viagem | 1.180 |
| Valor do frete | 8.400,00 |
| Recebido? | Sim |
| Gastos da viagem | (fórmula) |
| Sobrou | (fórmula) |
2. Abastecimentos
Uma linha por abastecimento.
| Coluna | Exemplo |
|---|---|
| Data | 25/09/2026 |
| Nº do frete | 17 |
| Placa | BCY9F20 |
| Posto e cidade | Uberaba/MG |
| Hodômetro | 466.937 |
| Litros | 430 |
| Valor | 2.833,70 |
| Tanque cheio? | Sim |
O hodômetro e a coluna “tanque cheio” são o que permite calcular a média de consumo depois. Veja como calcular a média de consumo do caminhão.
3. Despesas da viagem
Pedágio sem vale-pedágio, chapa, alimentação, pernoite, lavagem. Uma linha por despesa.
| Coluna | Exemplo |
|---|---|
| Data | 26/09/2026 |
| Nº do frete | 17 |
| Tipo | Pedágio |
| Valor | 486,90 |
4. Custos do caminhão
Manutenção, pneus, seguro, IPVA, parcela. Esses custos não pertencem a um frete, pertencem ao caminhão e ao mês.
| Coluna | Exemplo |
|---|---|
| Data | 12/09/2026 |
| Placa | BCY9F20 |
| Tipo | Revisão |
| Valor | 1.850,00 |
5. Resumo do mês
Uma tabela por mês (ou por caminhão e mês) que soma tudo.
As fórmulas
As fórmulas abaixo funcionam no Google Planilhas e no Excel em português. Ajuste as letras das colunas para a sua planilha.
Gastos de um frete (na aba Fretes, supondo que o nº do frete está na coluna A, e nas abas de gastos o nº do frete está na coluna B e o valor na coluna G ou D):
=SOMASES(Abastecimentos!G:G; Abastecimentos!B:B; A2) + SOMASES(Despesas!D:D; Despesas!B:B; A2)Sobra do frete:
=H2 - J2(valor do frete menos gastos da viagem)
Sobra em porcentagem do frete:
=K2 / H2Exemplo do frete 17:
Valor Valor do frete R$ 8.400,00 Diesel (2 abastecimentos) − R$ 3.120,40 Pedágio − R$ 486,90 Comida e chapa − R$ 210,00 Sobrou na viagem R$ 4.582,70 Sobra em porcentagem: 4.582,70 ÷ 8.400,00 = 54,6% do frete.
Repare que essa é a sobra da viagem, antes dos custos do caminhão. Para saber o que sobra depois de pagar pneu, manutenção, parcela e seguro, veja quanto sobra de um frete.
Onde a planilha costuma falhar
Lançamento atrasado
A planilha só mostra o que foi digitado. Se as notas ficam no painel do caminhão e são lançadas no fim do mês, o resultado do mês só aparece quando já não dá para fazer nada. E nota guardada por semanas tende a sumir.
O que ajuda: lançar no dia, de preferência no lugar onde o gasto aconteceu, e combinar um dia fixo da semana para conferir.
Gasto sem frete
Um abastecimento sem o número do frete some da sobra do frete. A sobra fica maior do que foi, e você toma decisão com um número errado.
O que ajuda: validação de dados na coluna “Nº do frete”, para não deixar a célula em branco.
Uma pessoa só entende a planilha
Planilha que cresceu com o tempo costuma ter fórmula escondida, aba duplicada, coluna que ninguém lembra para que serve. Quando a pessoa que montou sai ou fica sem tempo, a planilha para.
O que ajuda: manter a estrutura simples, com as cinco abas acima, e escrever numa aba de instruções o que cada coluna significa.
Fórmula quebrada
Copiar e colar linha, apagar uma linha no meio, arrastar a fórmula até a linha errada: qualquer uma dessas coisas pode fazer a soma deixar dados de fora sem aviso.
O que ajuda: usar colunas inteiras nas fórmulas (como G:G) e conferir o total do mês com o extrato do banco.
Planilha no computador do escritório
Se a planilha fica num computador só, quem está na estrada não consegue lançar. O gasto espera a volta, e muitas vezes não volta.
O que ajuda: usar uma planilha online (Google Planilhas) e deixar o celular de quem lança com acesso.
Quando a planilha deixa de dar conta
A planilha resolve bem enquanto:
- quem lança tem tempo para lançar toda semana;
- são poucos caminhões e poucos fretes no mês;
- uma pessoa só cuida dela e entende todas as fórmulas.
Ela começa a pesar quando os lançamentos atrasam com frequência, quando mais de uma pessoa precisa lançar ao mesmo tempo, ou quando você quer ver a média de consumo, os vencimentos de IPVA e seguro e o resultado por caminhão sem montar uma aba nova para cada coisa.
Nesse ponto, um sistema feito para frete faz as mesmas contas desta planilha a partir dos mesmos lançamentos, sem fórmula para manter.
Resumo
- Cinco abas: Fretes, Abastecimentos, Despesas da viagem, Custos do caminhão e Resumo do mês.
- Todo gasto de viagem tem o número do frete.
- Abastecimento tem hodômetro e “tanque cheio”, para calcular a média.
- Sobra do frete = valor do frete − gastos da viagem.
- Os custos do caminhão (pneu, manutenção, parcela, seguro) entram no resumo do mês.
- A planilha só funciona com lançamento em dia.
Quer essa conta pronta para cada caminhão?
No Trecho o escritório lança fretes, abastecimentos e despesas. Ele mostra quanto sobrou de cada frete, de cada caminhão e do mês.